eByggesak tillater kommunens saksbehandlere å motta og behandle digitale byggesøknader i spesialtilpassede arbeidsflater.

eByggesak i Kongsbergregionen

I Kongsbergregionen har sju kommuner gått sammen om å satse på eByggesak – fagsystem for digital byggesaksbehandling. Gevinstene er mange, forteller prosjektleder Halvor Rostad. – Mer effektiv saksbehandling, raskere fremdrift og ikke minst mer tilgjengelige tjenester for innbyggere og næringsliv er blant de effektene vi forventer, sier han.

Det var i 2005 at kommunene Rollag, Nore og Uvdal, Kongsberg, Flesberg, Hjartdal, Notodden og Tinn gikk sammen og dannet regionsamarbeidet Kongsbergregionen. Målet var å skape en enklere hverdag for innbyggerne og næringslivet i regionen, og underveis har samarbeid om digitalisering blitt høyt prioritert. eByggesak – fagsystem for digital saksbehandling av byggesøknader, var ett slikt prosjekt.

– Innføringen av eByggesakssystem ble samordnet med innføring av ny sak/arkiv-løsning, og det ble etablert en pilot høsten 2017. Prosesspilot ble igangsatt i 2019 i Tinn, mens de øvrige kommunene ble satt i drift i perioden mai–september 2020, forteller Rostad.

– Det gjør Kongsbergregionen til en av de mest framoverlente miljøene når det gjelder digitalisering av byggesak, og vi har blant annet deltatt aktivt i KS’ arbeid med Nasjonal produktspesifikasjon for ePlansak og eByggesak, sier han.

Mottar digitale søknader

eByggesakssystemet er et fagsystem for digital behandling av byggesøknader. Arbeidsflaten for saksbehandlerne, standardiserte arbeidsprosesser, løsrivelse av saksbehandlingen fra arkiv, innhenting og gjenbruk av informasjon og avgivelse av rapporterings- og styringsinformasjon har stått i sentrum for utviklingen, forteller Rostad.

– Standardiserte prosesser med sjekklister, milepæler og standardtekster og maler vil støtte saksbehandleren. Vi mener at dette i sum vil gi flere fordeler, både for de ansatte og brukerne, sier Rostad.

– I tillegg vil datakvaliteten øke og feilkildene bli færre. Systemet kan for eksempel støtte oppdatering av matrikkel og rapportering til Kostra, sier han.

Men viktigst av alt er det å kunne motta byggesøknader fra de nye digitale tjenestene direkte inn i fagsystemet. Det er først når data kan flyte digitalt mellom forskjellige ledd i verdikjeden at det fulle effektiviseringspotensialet kan tas ut, og de kommunale fagsystemene er et svært viktig ledd.

– Uten kommunale systemer som kan nyttiggjøre seg digitaliserte byggesøknadsdata, vil ikke den fulle effektiviseringsgevinsten realiseres, fastslår Rostad.

Enorme gevinster

Digitalisering av byggesøknader og byggesaksbehandling kan gi enorme besparelser for både kommunene og bygge- og eiendomsnæringen, men det er mange ting som skal på plass – og ikke minst må hele verdikjeden digitaliseres, sier Rostad.

– Det begynner med at søkerne benytter et av de digitale søknadssystemene som nå er tilgjengelige, og at vi kan motta søknaden i digital form. Kombinasjonen av digitale søknader og digitale arbeidsflater for byggesaksbehandling har innsparingspotensial i milliardklassen i et femtenårsperspektiv.

Mot et digitalt økosystem

Digitaliseringsarbeidet stanser ikke ved byggesak. Også på planområdet foregår det et betydelig utviklingsarbeid som vil bidra til ytterligere effektivisering – og ikke minst økt datakvalitet. Kongsbergregionen ønsker å være en del av utviklingen.

– Digitale byggesøknader er basert på Direktoratet for Byggkvalitets valideringsmotor og verktøykasse Fellestjenester BYGG, som kvalitetssikrer søknadene før de kommer gjennom til kommunene. For reguleringsplanforslag er en tilsvarende valideringsmotor under utvikling i regi av Kommunal- og moderniseringsdepartementet, Fellestjenester PLAN. Den vil gjøre det mulig å levere digitale planforslag, og i den kommende nye produktspesifikasjonen for eByggesak og ePlansak er begge disse sakstypene integrert i en felles spesifikasjon, sier Rostad.

– Erfaringene fra utvikling og implementering så langt er gode, og vi kommer til å fortsette arbeidet med å ligge i forkant på dette feltet – til glede for både ansatte, innbyggere og næringslivet, sier Rostad.

I tillegg vil datakvaliteten øke og feilkildene bli færre.
Halvor Rostad, prosjektleder.