Møllergata skole, en av skolene der vedlikeholdet ble forsert under korona. Foto: Undervisningsbygg Oslo KF.

Slik taklet Undervisningsbygg i Oslo kommune krisen

Gode rutiner for tilstandsvurdering, årshjul og tilhørende vedlikeholdsplaner ble sentrale da Undervisningsbygg sto overfor korona-krisen i mars. – Vi har aldri vært så a jour med vedlikeholdsplanene som vi er nå, sier eiendomsdirektør Tore Fredriksen.

Med en samlet bygningsmasse på ca. 1,4 millioner kvadratmeter fordelt på 750 bygninger – i all hovedsak formålsbygg som skoler, barnehager og idrettshaller – ble Oslos største eiendomsforvalter direkte berørt da regjeringen stengte ned landet 11. mars i år.

– Nedstengningen medførte jo at alle skoler, barnehager og idrettshaller ble stengt på kort varsel, noe som selvsagt hadde konsekvenser for driften. I tillegg skapte situasjonen usikkerhet med hensyn til fremdriften i pågående prosjekter, og alle medarbeidere ble sendt på hjemmekontor. Det var dette vi måtte forholde oss til, sier Fredriksen.

– Fokus var på å ivareta medarbeiderne og opprettholde nødvendig drift og vedlikehold, også for å bidra til å holde hjulene i gang for leverandørmarkedet, sier han.

Pågående prosjekter i rute

For pågående byggeprosjekter innebar det implementering av smittevernregler i form av økt renhold, og i noen tilfeller inndeling av arbeidslag i kohorter. Rundt 400 håndverkere fordelt på 13 operative byggeplasser har så langt kommet gjennom pandemien uten å bli smittet.

– Dette var tiltak som ble implementert av entreprenørene, sier Fredriksen.

– Virksomheten er blitt opprettholdt på alle prosjektene, og bare ett av prosjektene har fått en mindre forsinkelse i ferdigstillelsestidspunkt på grunn av pandemien, slår han fast.

Økt fokus på vedlikehold

Nedstengningen av skoler, barnehager og idrettshaller, som omfatter størstedelen av Undervisningsbyggs portefølje, ble på sin side gjennomført i flere faser: nedstengning, forsering av vedlikeholdstiltak og etter hvert gjenåpning.

Vanligvis gjennomfører vi vedlikeholdsarbeid i sommerferien, men nå åpnet det seg et større tidsvindu, sier Fredriksen. Heldigvis hadde Undervisningsbygg planene klare for hva de skulle bruke den ekstra tiden til.

Først kom selve nedstengningen på veldig kort varsel, der vi måtte sikre byggene og tilpasse driften, blant annet ved å reprogrammere alarm- og klimaanlegg og tilpasse internkontrollrutinene. Vi har hatt et betydelig redusert energiforbruk som følge av nedstengningen, sier Fredriksen.

Den neste fasen var å forsere vedlikeholdstiltakene som allerede lå i vedlikeholdsplanene.

– Vi hadde planene klare, og det var bare å trykke på knappen, få ut bestillingene og sette i gang tidligere enn planlagt, forteller Fredriksen.

– Vi planlegger langsiktig for en strukturert gjennomføring, og vi ser at det betalte seg. Vi lyktes med å komme i gang tidligere og øke aktiviteten, sier Fredriksen.

Fra 11. mars til midten av mai, den første fasen, kjøpte Undervisningsbygg arbeider på tak, fasade gulv, vinduer, rensing av ventilasjon for nesten 15 millioner kroner mer enn i samme tidsrom i fjor. Det innebærer en økning på 30 prosent.

– Vi har også hatt stor nytte av den statlige tiltakspakken, som har gitt oss 70 millioner i ekstra driftsmidler. Dette er penger som er ment å opprettholde aktiviteten i bransjen og som er planlagt gjennomført nå utover høsten og i 2021. Midlene skal benyttes til ekstraordinære vedlikeholdstiltak, energitiltak som solenergianlegg på tak, samt tiltak for bedre universell utforming, sier Fredriksen.

Åpnet opp igjen

Fase tre handlet om å gjenåpne byggene som hadde blitt stengt ned. Det har blitt gjennomført i tråd med at barnehager og skoler har blitt reåpnet av myndighetene.

– Vårt hovedfokus i denne perioden har vært på brann og sikkerhet. Vi har brukt tid på gjennomgang av internkontrollrutiner, rømningsveier og alarmanlegg, og i dag er alle våre bygg åpne, og i full drift, sier Fredriksen.

– Vi har knapt passert september og har aldri tidligere gjennomført så stor del av vedlikeholdsplanen som i år. God, strukturert og langsiktig planlegging har virkelig betalt seg i praksis, avslutter han.

Tore Fredriksen, eiendomsdirektør i Undervisningsbygg Oslo KF.

Undervisningsbygg…

  • Eier og drifter ca. 180 skoler med ca. 750 bygg i Oslo
  • Forvalter ca. 1,4 millioner kvadratmeter eiendom
  • Våre bygg benyttes daglig av ca. 95 000 elever og ansatte
  • Har i underkant av 200 medarbeidere
  • Vil i løpet av 2021 slås sammen med Omsorgsbygg, Kultur- og idrettsbygg og deler av Boligbygg til Oslobygg, én aktør med forvaltningsansvar på rundt tre millioner kvadratmeter.